Ett nytt arbetssätt testas i Hjortsbergs hemtjänst Fokus ligger på ökad delaktighet för medarbetarna och personalkontinuitet för brukarna. Pilotprojektet startar 27 maj och pågår under hela 2024.

Förändrad grundplanering

Det nya arbetssättet har formats tillsammans med medarbetare i Hjortsbergs hemtjänst. Under en provperiod kommer medarbetarna att jobba på ett nytt sätt inom en del av verksamheten. Det är i huvudsak brukare som bor på Demokrativägen, Monarkivägen och Ljungholmsvägen som berörs av projektet.

– Man kan sammanfatta det med att teamsamordnaren kommer att försöka ändra planeringen för hemtjänstpersonalen så att brukarna oftare träffar samma medarbetare och att fler insatser utförs under ett och samma besök. Det handlar om att försöka skapa mer fasta rundor, säger projektledare Camilla Gränsmark.

Större möjligheter att träffa kollegorna

Utöver detta så kommer även rapporterings- och reflektionstid införas som nya mötesformer för medarbetarna. I dagsläget träffas medarbetarna en gång per månad för ett möte. Med det nya arbetssättet kommer de att ha en gemensam daglig rapporteringstid samt reflektionstid varje vecka.

– Det nya arbetssättet bygger på förslag från flera arbetsgrupper som deltagit i projektet. En del medarbetare i hemtjänsten upplever att det är svårt att vara delaktig och påverka verksamheten när man sällan möter sina kollegor. Arbetssättet går också i linje med Skönsmomodellen och vad många andra kommuner gör för att få en mer hållbar arbetsmiljö i hemtjänsten, säger Camilla Gränsmark.

Nya arbetssätt och metoder

Arbetssättet består av:

• Ändra grundplaneringen för att skapa mer fasta rundor
• Planera för att göra mer på varje besök
• Planera med högre personalkontinuitet
• Införa rapporterings- och reflektionstid
• Uppdatera genomförandeplaner.

De uppsatta målen för nya arbetssätt och metoder i hemtjänsten:

• Minska upplevelsen av minutstyrning hos hemtjänstpersonalen
• Hitta arbetssätt och metoder som bidrar till att hemtjänstpersonalen blir mer delaktiga i planering av insatser och utformning av verksamheten
• I större utsträckning ta till vara den expertis och erfarenhet som hemtjänstpersonalen har för att kunna skapa en mer hållbar arbetsmiljö.

Kontakt

Projektledare

Hemtjänstmodellen är ett politiskt initiativ för att skapa en mer hållbar arbetsmiljö för hemtjänsten. Politikerna vill att socialförvaltningen ser över sina arbetssätt för att minska den upplevda stressen i hemtjänsten till förmån för en mer personcentrerad vård och omsorg.

Modellen kommer att beröra medarbetare som jobbar inom hemtjänsten, hemsjukvården och på biståndsenheten. Socialförvaltningen har i samarbete med medarbetare i olika delar av hemtjänstorganisationen tagit fram tre områden som nu kommer att bli föremål för ett gemensamt förändringsarbete:

• Justering av insatskatalogen för socialtjänstinsatserna
• Samorganisering av hemtjänst, hemsjukvård och biståndsenhet
• Nya metoder och arbetssätt för hemtjänst i egen regi

Delaktighet och transparens

I utformandet av hemtjänstmodellen är ledorden delaktighet och transparens. Delaktighet innebär att modellen i så stor utsträckning som möjligt ska formas av medarbetarna från de olika berörda verksamheterna. Transparens innebär att arbetet ska vara synligt och tillgängligt för alla projektets intressenter.

Om du vill ha mer information om bakgrunden till projektet eller hur upplägget på det fortsatta arbetet ser ut, finns två tjänsteskrivelser här nedan som beskriver detta. 

Tjänsteskrivelse – Utredning avseende minutstyrning i hemtjänsten (341 KB)

Processbeskrivning – Falkenbergs hemtjänstmodell (153 KB)

pdf Delrapport Falkenbergs hemtjänstmodell (217 KB)

Mål och syfte

Det övergripande syftet med hemtjänstmodellen är att förbättra arbetsmiljön för hemtjänsten genom att minska upplevelsen av minutstyrning samt att skapa förutsättningar för personcentrerad vård och omsorg i hela hemtjänstorganisationen.

Falkenbergs hemtjänstmodell ska underlätta för kommunen att möta de kommande utmaningarna med kompetensförsörjning och demografisk utveckling.

Kontakta projektledaren

Verksamhetsutvecklare

Innehållet i Falkenbergs hemtjänstmodell ska skapas av medarbetarna. Det var budskapet när politikerna i socialnämnden gav socialförvaltningen uppdraget i januari 2023. Socialförvaltningen har arbetat fram ett upplägg på projektet som möjliggör delaktighet från ett stort antal medarbetare i alla olika delar av hemtjänstorganisationen.

Arbetsgrupper i alla tre delar

Projektet består av tre delar och varje del har en formulerad målsättning. Men det är medarbetarna som ska arbeta fram hur målsättningen ska uppnås. Därför har varje del i projektet en arbetsgrupp bestående av medarbetare från berörda verksamheter; hemtjänst, hemsjukvård, biståndsenhet och stab. Det är alltså i dessa arbetsgrupper som det faktiska formandet av hemtjänstmodellen kommer att ske. Enhetscheferna i berörda verksamheter har fått vara med och utse vilka medarbetare som ska ingå i de olika grupperna.

Övergripande arbetsgrupp på ledningsnivå

För att hemtjänstmodellen som arbetas fram under projekttiden ska leda till långsiktiga och hållbara förändringar är delaktighet på ledningsnivå i organisationen ett måste. Därför har projektet också en arbetsgrupp på ledningsnivå som arbetar med projektets alla tre delar under hela projekttiden. Här ingår chefer och medarbetare från staben. Projektledaren håller denna arbetsgrupp informerad om vad som händer i övriga grupper och ibland behöver de fatta beslut om hur vi går vidare i de olika processer som vi befinner oss i.

Referensgrupper

För att möjliggöra att så många som möjligt ska kunna vara delaktiga i projektet har två olika referensgrupper skapats – en för fackliga företrädare och en för medarbetare och andra intressenter. Referensgrupperna får löpande information på mejl om vad som händer i de olika arbetsgrupperna. Deltagarna får möjlighet att svara på frågor och att komma med input. Alla berörda enhetschefer ingår i referensgruppen för medarbetare och andra intressenter för att säkerställa att alla med ledningsansvar är uppdaterade och på så sätt kan hålla projektet levande på sina enheter. På det sättet kan projektet leva i hela organisationen under hela projekttiden. 

Samarbete med olika specialistgrupper vid behov

Under projekttiden kommer vissa frågor behöva utredas och besvaras av olika specialister. Det kan till exempel handla om frågor som rör ekonomi, verksamhetssystem, rutiner och riktlinjer och lagstiftning. Sådana grupper kommer sammankallas löpande vid behov under hela projekttiden för att ge arbetsgrupperna förutsättningar att komma vidare i sin uppgift.

Fokus på att skapa förutsättningar för delaktighet

Verksamhetsutvecklarna Camilla Gränsmark och Ida Rydén utformade projektets upplägg under vårterminen 2023. Fokus låg på hur vi kunde kommunicera ut projektet till alla berörda medarbetare och övriga intressenter. Vi behövde säkerställa att alla fick information om projektet, annars hade medarbetarnas delaktighet inte varit möjlig. Bland annat skapades denna hemsida, affischer med QR-kod till hemsidan sattes upp i alla medarbetarnas lokaler, en informationsfilm skickades ut till alla chefer så att de i sin tur kunde visa den för medarbetarna, projektledaren gjorde studiebesök på alla berörda enheter och genomförde informations- och dialogträffar med alla chefer. Representanter från projektet deltog också på planeringsdagar på Argus där all hemtjänstpersonal samlades.

Tidsplan

Arbetsgruppen på ledningsnivå startade sina träffar i april 2023. Arbetsgrupperna för två av delarna i projektet har startat hösten 2023 och den tredje delen startar upp i januari 2024. De olika delarna kommer att implementeras löpande under 2024. Det kommer också att genomföras tester av nya metoder och arbetssätt. Syftet är att kunna utvärdera om förändringen ska införas i hela organisationen. Målet är att ha en klar modell i skarpt läge i slutet av 2024.

Kontakta projektledaren

Verksamhetsutvecklare

En åtgärd för att minska upplevelsen av minutstyrning och för att skapa förutsättningar för personcentrerad vård och omsorg är att se över hemtjänstens arbetssätt och metoder i den dagliga driften.

Aktuellt

Vi behöver forma verksamheten på ett sådant sätt att medarbetarna upplever en högre grad av delaktighet och där vi får en större möjlighet att dra nytta av medarbetarnas expertis för att kunna skapa en verksamhet som bättre klarar av de utmaningar som hemtjänsten ställs inför.

I den enkätundersökning vi gjorde under utredningstiden stod planering ut som den absolut vanligaste orsaken till stress. Medarbetarna lyfte att det är många besök per medarbetare och att det är kort om tid för insatserna och för kringtiden (som exempelvis restiden). De lyfte också att de ibland ställer sig frågande till ordningen på besöken och den planerade tidsåtgången.

Alternativa sätt att bedriva hemtjänstverksamhet

I Falkenberg har vi samma styrmodell för hemtjänsten som flera andra kommuner, exempelvis vad gäller kundval och ersättningsmodell. Några kommuner har lyckats utarbeta arbetssätt och metoder i hemtjänsten som gör att medarbetarna inte upplever den detaljstyrning i sitt arbete som det framkommit att medarbetarna gör här i Falkenberg. Detta bör innebära att vi har goda möjligheter att hitta nya arbetssätt och metoder som leder till att våra medarbetare upplever sin arbetssituation mindre styrd och mer hållbar.

Under utredningstiden framförde medarbetarna förslag på förbättringsåtgärder där de får möjlighet att vara mer delaktiga i planeringen. De har mycket kunskap både om ”rundorna” och om brukarna som skulle kunna underlätta planeringsarbetet. De framförde även att de skulle kunna jobba i mindre grupper, ha rapporteringstid, jobba mer i samverkan med andra professioner och jobba för att öka kontinuiteten hos brukarna.

En verksamhet som måste klara av snabba omställningar

Hemtjänsten jobbar med människor som har skiftande behov. Det är en stor utmaning, oavsett hur bra planering och hur mycket resurser hemtjänstutförarna har. Verksamheten måste hela tiden kunna hantera oförutsedda händelser, exempelvis att brukare hastigt blir sämre och behöver mer hjälp än planerat eller att stötta brukare i väntan på ambulans. Verksamheterna måste därför vara organiserade på ett sätt som klarar av snabba omställningar.

Arbetsgrupp

Denna del av projektet kommer ha två arbetsgrupper ute i hemtjänstverksamheten, en i centrum och en i inlandet. Arbetsgruppernas uppgift är att komma med förslag på hur vi kan nå uppställda mål. Förslagen kommer att testas lokalt i de här två grupperna.

Målen för denna arbetsgrupp är att:

Kontakta projektledaren

Verksamhetsutvecklare