Utveckling av synpunktshanteringen och felanmälan

Vad?

Idag hanterar kultur-, fritids- och teknikförvaltningen ett stort inflöde av ärenden i olika kanaler. Tanken är att förbättra och effektivisera hanteringen så att det blir enklare för handläggarna att få sina ärenden på ett ställe och därmed kunna hantera ärendena snabbare. Det kommer i sin tur att gynna arbetsbelastningen för våra handläggare och servicen mot invånaren. Tanken är att det även ska förbättra arbetssätten för kontaktcenter som också hanterar dessa ärenden.

Varför?

Olika verksamheter på kultur, fritid och teknikförvaltningen får idag in väldigt många ärenden från allmänheten. Idag kommer ärendena in från olika kanaler beroende på om invånaren har en synpunkt, vill ställa en fråga, lämna ett förslag eller vill komma i kontakt med en viss tjänsteperson. Det innebär en hög arbetsbelastning för medarbetarna och längre handläggningstid.

Hur?

Första steget i testet var att kartlägga processen och skapa en tydlig bild av problemet. För att åstadkomma detta samlade vi olika kompetenser från verksamheterna. Vi intervjuade personer som idag arbetar med synpunktshantering och felanmälan för att få en så bred bild som möjligt. Därefter genomförde vi en workshop där vi kartlade processen  och kom fram till vilken som är vår huvudmålgrupp samt vilka som är de avgörande momenten i processen.

Efter kartläggningen skissade vi på lösningar där varje deltagare i workshopen fick komma med idéer. Sedan röstade vi fram den idé vi trodde mest på och har nu tagit fram en prototyp på pappret.

Just nu i projektet

Vi har skissat fram en prototyp. Nu arbetar vi med att testa den för att se hur den fungerar och om det är något vi behöver justera för att den ska bli så bra som möjligt.