Varje dag serverar våra kommunala kök mängder med måltider i våra verksamheter. De som arbetar i köken registrerar och rapporterar varje måltid till serviceförvaltningen, som i sin tur gör om informationen så att den passar in i vårt bokföringssystem. Nu startar vi ett test för att se hur vi kan effektivisera hanteringen av måltidsrapporteringen.
Vad?
Idag är processen för måltidsrapportering manuell, och två medarbetare sitter med uppgiften i ungefär två dagar varje månad för att sammanställa statistiken från köken och bokföra den. Förutom de som sammanställer statistiken från köken och bokför den finns det flera andra som arbetar med att rapportera in måltiderna från köken. Dagens måltidsrapportering har ett arbetssätt med innehåller många steg, vilket flera medarbetare upplever som krångligt. Det tar mycket tid och det finns en stor risk för fel någonstans i ledet
Varför?
Vi vill se hur vi kan automatisera hanteringen, göra arbetssättet effektivare och minska risken för fel.
– Jag har under flera år funderat på hur jag skulle kunna förenkla hela processen från att få siffrorna från köken till bokföringsordern. Jag ser fram emot ett enklare sätt för kökspersonalen att rapportera statistiken och att automatisera sammanställningen, säger Marlene Strömberg, utvecklingssamordnare på serviceförvaltningen.
Hur?
Serviceförvaltningen har tagit fram underlag som beskriver processen, bland annat listor över de olika måltidstyperna som finns och listor över vilka kök som serverar mat till de olika verksamheterna. Därefter tar vi fram en prototyp som ska vara enkel för personalen att använda. Det ska även vara möjligt att rapportera via mobil eller surfplatta. Prototypen har som mål att ta bort det manuella arbetet med att omsätta rapporterna till bokföringsunderlag.
Just nu i projektet
Utifrån underlaget från serviceförvaltningen har vi kunnat bygga en första prototyp. Vi använder oss av ett verktyg som heter Directus, där vi har byggt upp en databas och en struktur med ett enkelt webbgränssnitt. Där går det att lägga in grunddata relativt enkelt och snabbt. Därefter skapade vi ett formulär som personalen i köken kan fylla i via en länk eller QR-kod som ska finnas lättillgänglig i våra kök.
Nästa steg
Nästa steg är att prototypen även ska omsätta informationen den får in från formulären till bokföringsunderlag som går att lägga in i vårt ekonomisystem Raindance. Därefter kommer verksamheterna att kunna testa prototypen så att den fungerar på rätt sätt och blir en bra lösning för verksamheten.
Kontakt
Tomas Bolling Nilsson
Webbutvecklare
0346-88 67 38
