Ny rutin ska göra överenskommelser tydligare

Skälet till översynen var den oberoende externa utredning som gjordes efter kritik som framförts i en artikelserie i Hallands Nyheter. I utredningen konstaterades att någon korruption eller brottslighet inte förekommit. Däremot framfördes kritik mot bland annat bristande dokumentation.

– Vi arbetar för att ha Västsveriges starkaste näringsliv. Det är avgörande för våra goda relationer med företag och föreningar att det går att följa att allt gått rätt till, säger Per Svensson (S), kommunstyrelsens ordförande.

Ny rutin

Nu är översynen klar, och kommunstyrelsen fattade den 13 juni beslut om att beslutat att ta fram en ny rutin/vägledning var klart. Syftet med rutinen är att kommunens kontakter med företrädare för närings- och föreningsliv ska vara transparenta och att det ska vara tydligt för berörda om det gjorts några överenskommelser. Med stöd av dokumentation ska det vara möjligt att granska händelseförlopp och ärenden i efterhand.

Detta gäller

Reglerna om dokumentation enligt förvaltningslagen och JO gäller inte för alla typer av ärenden kommunen arbetar med. Den omfattar till exempel inte de kontakter som kan initieras innan något blir ett ärende.

– För att vi ska kunna vara transparenta och kunna granskas i efterhand bör tjänstemän och förtroendevalda ändå tillämpa förvaltningslagens och JO:s regler om dokumentation när det är lämpligt, säger Anna Hedman, kommunjurist.

Kan vara svårt i praktiken

– I teorin är det enkelt. Men förutsättningarna för företag, som konkurrerar med andra företag, och kommunen, som är offentlig, gör att det kan vara svårt att veta vad som är rätt sätt att dokumentera i vissa situationer. Därför tycker jag det är bra att vi får den här rutinen, säger Per Svensson.

Den nya rutinen

Oavsett om reglerna om dokumentation gäller eller inte, ska tjänstepersoner och förtroendevalda tänka på följande när de har kontakt med företrädare för förenings- och näringsliv:

• Vid behov anteckna vad som framkommer under möte alternativt telefonsamtal.
• Skicka anteckningarna till övriga mötesdeltagare om det finns anledning att anta att parterna kan ha olika uppfattning.
• Ibland är det olämpligt att skicka anteckningar. Det kan till exempel vara om det pågår samtal om en ny etablering inom kommunen men det ännu inte är ett ärende. Då kan det räcka att säkerställa att parterna har samma uppfattning på annat vis
• Spara e-postkonversationer av betydelse.
• Diarieföra anteckningar och e-post.

– Mycket av det här gör vi redan nu, men nu gör vi det tydligt vad som gäller. Eftersom det funnits oklarheter är det bra att få det på pränt, säger Anna Hedman, kommunjurist.

Så gjorde vi översynen

Översynen har skett internt och bestått av en enkätundersökning, kontakter med andra kommuner och noggrann genomgång av gällande lagstiftning.

– Det visade sig i vår genomgång att det fanns många som skulle uppskatta den här typen av vägledning. Ingen av kommunerna i närområdet hade något, och jag tror att det här är en rutin som att vara till hjälp, utan att för den skull innebär att administrationen ökar, säger Anna Hedman.