Befolkningsprognos

Vad?

Befolkningsprognosen är ett viktigt underlag för kommunens planering och budget. Den används för att räkna ut framtida skatteintäkter och för att planera hur många platser och resurser som behövs i till exempel förskola, skola och särskilda boenden.

De senaste åren har kommunen upphandlat konsultstöd för att ta fram prognosen och arbetat med en bostadsdriven prognos där vi använder antalet planerade nybyggnationer som en faktor som påverkar befolkningsutvecklingen.

Långsiktigt mål: Vi vill kunna ta fram en mer automatiserad befolkningsprognos som vi kan köra helt själva, utan konsulter.

Hypoteser vi prövar

1. Om vi automatiserar delar av processen blir arbetet snabbare och mindre tidskrävande.
2. Om vi använder data från våra egna system kan vi leverera prognosen i bättre tid.
3. Om vi minskar behovet av konsulter sparar vi pengar.

Varför?

Prognosen är viktig eftersom felaktiga antaganden kan få stora konsekvenser.

Om vi överskattar befolkningen kan vi räkna med för höga skatteintäkter och planera verksamhet utifrån pengar som inte kommer in. Vi riskerar också att göra för stora investeringar, till exempel genom att bygga skolor som inte behövs.

Om vi i stället underskattar befolkningen riskerar kommunen att inte bygga ut verksamheterna i rätt takt och samtidigt underskatta skatteintäkter som behövs för att finansiera utvecklingen.

Därför behöver vi undersöka om vårt nuvarande arbetssätt är det bästa och mest effektiva. Vi behöver också tydliggöra vilka krav prognosen ska uppfylla, till exempel hur många år framåt den ska sträcka sig, vilken geografisk nivå den ska visa och hur åldersindelningen ska se ut.

Hur?

Vi började med att samla en grupp med olika kompetenser för att gå igenom nuläget, behoven och minimikraven. Tillsammans tog vi fram idéer för hur vi kan genomföra prognosen internt. Resultatet blev en pappersprototyp som beskriver hela processen.

Ett mindre team av experter bygger nu en första fungerande version. Den ska testas med riktiga data för att se om processen fungerar i praktiken.

Vi kontrollerar särskilt att:

• processen inte är beroende av en enskild person
• indata och antaganden går att följa och förstå i efterhand
• resultatet kan jämföras med tidigare prognoser och faktiskt utfall

Efter varje test dokumenterar vi vad som är oklart, vad som saknas och vad som tar tid. Sedan förbättrar vi lösningen och testar igen. Vi fortsätter tills kvaliteten är tillräckligt hög för att gå vidare till införande.

Just nu i testet

Vi har en pappersprototyp som beskriver hela flödet från start till färdig leverans. Den använder vi nu som ritning för att bygga den faktiska prototypen, det vill säga de mallar, datauttag, kontroller och leveranser som behövs för att kunna testa processen med riktiga data.

Nästa steg är att testa prototypen i praktiken, dokumentera vad som fungerar och vad som behöver förbättras, och fortsätta utveckla den tills vi har en lösning som är tillräckligt bra för att driva helt internt.