Kunskapsportalen

Vad?

Ett innovationstest av en AI-driven kunskapsportal för kommunal förvaltning.
Portalen ska göra det enklare för kommunala medarbetare och chefer att hitta rätt styrdokument, policyer och riktlinjer genom semantisk sökning och en AI-assistent som svarar med tydliga källhänvisningar.

Testet genomförs som en MVP (Minimum Viable Product) för att pröva funktionalitet, användarnytta och kvalitet innan eventuella beslut om vidare utveckling.

MVP betyder att man testar en första, förenklad version för att se om lösningen fungerar och ger nytta innan man utvecklar vidare.

Varför?

Kommunala medarbetare lägger idag mycket tid på att leta efter styrdokument i olika system. Traditionell sökfunktion kräver ofta exakta sökord och ger många irrelevanta träffar, vilket leder till:

• Ineffektivitet och tidsförluster
• Risk för att viktig information missas
• Beslut som fattas utan fullständig kunskap om gällande regelverk
• Dubbelarbete när samma frågor ställs om och om igen till stödfunktioner

Testet ska undersöka om AI kan bidra till snabbare, säkrare och mer träffsäkra kunskapssökningar inom kommunen.

Hur?

Genom att testa en AI-baserad kunskapsportal som:

• Förstår innebörden i frågor, inte bara nyckelord (semantisk sökning)
• Erbjuder en AI-assistent som svarar baserat på kommunens egna dokument och alltid anger källa
• Automatisk läser och strukturerar PDF- och Office-dokument
• Möjliggör sökning per förvaltning eller över hela organisationen
• Driften görs i en självhostad och GDPR-anpassad miljö

Testet fokuserar både på teknik, användarupplevelse och faktisk nytta i vardagen.

Just nu i projektet

Testet befinner sig i fas 1 – intern testning (MVP-testfas).

Detta gör vi nu:

• Test av AI-sök med verkliga användarfrågor
• Test av dokumentuppladdning och automatisk bearbetning
• Insamling av feedback kring användargränssnitt och svarskvalitet
• Identifiering av tekniska förbättringsområden

Framgångskriterier:

• Rätt dokument hittas inom 30 sekunder
• Minst 80 % av AI-svaren bedöms som relevanta och korrekta
• Dokument hanteras utan manuell förbehandling

Nästa steg

Fas 2: Pilotimplementering

Planerade aktiviteter:

• Utökad användargrupp till [antal] medarbetare
• Integration med befintliga dokumentsystem
• Utbildning och onboarding-material
• Upprättande av rutiner för innehållsuppdatering
• Uppföljning av användningsstatistik

Fas 3: Bred utrullning

Förutsättningar:

• Godkända testresultat och pilotevaluering
• Säkerställd driftkapacitet och support
• Dokumenterad användarhandledning
• Beslut om långsiktig förvaltning och budg